Eine revisionssichere Archivierung in Banken hat eine ganz besondere Bedeutung. Bereits in allen anderen Unternehmen wird einer sachgerechten Archivierung große Relevanz beigemessen, seit Inkrafttreten der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat dieser Aspekt einen noch größeren Stellenwert bekommen.
In Banken aber, wo besonders schützenswerte und auch relevante (zum Beispiel in steuerlicher Hinsicht) Daten verarbeitet werden, bekommt das Thema „Sichere Archivierung von Daten“ eine besonderes große Relevanz.
Die GOBD sind eine hervorragende Guideline, welche Aspekte bei Archivierungen besonders zu beachten sind.
Revisionssichere Archivierung in Banken: Grundsätze der GOBD beachten
- Ordnungsmäßigkeit: Belege und relevante Aufzeichnungen sind ordnungsgemäß zu archivieren.
- Vollständigkeit: Dokument dürfen im Rahmen einer Archivierung nicht verloren bzw. vorzeitig gehen.
- Sicherheit des Gesamtverfahrens: Dokumente sind schnellstens nach Eingang zu archivieren. Eine lückenlose Protokollierung ist sicherzustellen.
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Es muss sichergestellt sein, dass digitale Dokumente nicht verändert oder verfälscht werden können.
- Sicherung vor Verlust: Geeignete Maßnahmen (z.B. Backup-Verfahren) sollen dies sichern.
- Nutzung nur durch Berechtigte: Hier existieren enge Interdependenzen mit der DSGVO. Es ist technisch und organisatorisch abzusichern, dass nur Berechtigte auf Dokumente zugreifen können.
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens: Auch hier gibt es enge Zusammenhänge mit der DSGVO. Eine entsprechende Verfahrensdokumentation ist zu erstellen.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Aktionen müssen nachvollziehbar (auch für außenstehende Prüfer) sein.
- Prüfbarkeit: Das Verfahren in Gänze muss durch außenstehenden Prüfende jederzeit zu überprüfen sein.
Die Anforderungen der GOBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der AO (Abgabenordnung) sind idealerweise durch den Einsatz von Archivsoftware umsetzbar. Im Folgenden lesen Sie weitere Informationen zur praktischen Umsetzung.
Dr. Jens Bölscher ist studierter Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Er promovierte im Jahr 2000 zum Thema Electronic Commerce in der Versicherungswirtschaft und hat zahlreiche Bücher und Fachbeiträge veröffentlicht. Er war langjährig in verschiedenen Positionen tätig, zuletzt 14 Jahre als Geschäftsführer. Seine besonderen Interessen sind Innovationen im IT Bereich.